Eksempel på visning af en sags data i Journal:
Sager oprettes, når en aktivitet vurderes nødvendig at overvåge, afrapportere eller fakturere.
Én sag har kun én sagsansvarlig.
Alle sager har et årstal som de første 4 cifre efterfulgt af 2 cifre for afdelingen, hvor opgaven tilknyttes og 2-3 cifre til løbenummer indenfor året.
Alle sager er oprettet og tilknyttet en given forretningsenhed og team i virksomheden (f.eks. ”Teknisk Måling Vejle”, ”GeoInformatik", ”Areal&Rettigheder” el. ”Fælles”). Denne tilknytning benyttes til at definere, hvem der "bærer" opgaven såvel økonomisk som udførelses- og arkiveringsmæssigt – under ledelse af den sagsansvarlige.
Hovedformålet med oprettelse af sager er at have et standardiseret sted at:
•gemme dokumenter vedr. sagen – inkl. f.eks. mails, tilbud, kontrakt, tegninger, data, faktura
•registrere udgifter og indtægter – samt registrere tidsforbrug, hændelser mv.
•følge en sags hændelser/aktiviteter (aftaler, workflow mv.)
•følge en sags økonomi (udgifter/indtægter)
•følge produktsager mht. udviklingsomkostninger og salgsindtægter pr. produkt
De fleste sager oprettes som ”fakturérbare/afregningsbare” sager (eksterne sager), som tilknyttes en sagsansvarlig, en betaler, et budget, en afdeling, en beliggenhedskommune mv.
Sagerne oprettes af den sags-ansvarlige eller dennes stedfortræder.
Eksempler på fakturérbare/afregningsbare sager:
•20175012 – Bygningsafsætning af Aldi i Rudkøbing – Bærer: "Forretningsenheden Ejendomsudvikling & Plan, Odense ”50”
•20179013 – Salg af Ejendomsviser.dk til Vestjyske Bank – afd. Geoinformatik ”90”
•201724033 – Vejle Spildevands køb af areal til pumpestation – afd. Areal & Rettigheder ”24”
Der oprettes også ”interne sager”, som alle oprettes i "afdeling" ”99”. Disse sager oprettes for dels at have et standardiseret sted at gemme dokumenter for aktiviteten og dels for at kunne følge ressourceforbruget. Sagerne oprettes af den sagsansvarlige og skal godkendes af team-/kontorleder og direktionen skal orienteres og evt. godkende oprettelsen.
Eksempler på interne sager:
•20179939 – Strategiplan for Geodata-området 2017
•20199946 – Kortdage 2019
•20179957 – Areal & Rettigheder markedsføring Kbh.
•20179921 – Udvikling af GIS-løsning til ”Grøn registrering”
Endelig findes et antal ”administrative sager”, som genoprettes for hvert kalenderår f.eks. registrering af flex, ferie, ”diverse-tid” osv. Disse sager oprettes centralt af administrationen/HR:
Eksempler på administrative sager:
•2018 – Diverse tid i år 2018 (sygdom, kursus, bogholderi, adm. mv.)
•20181 – Ferieafholdelse i år. 2018
•20186000 - Div. Middelfart-afd. 2017 (småopgaver til straksafregning)
Alle disse sager genoprettes for hvert kalenderår. Sagerne lukkes efter hvert kalenderår.
Nogle sager lukkes efter aktivitetens udførelse, mens andre sager forbliver åbne gennem en lang årrække for f.eks. at kunne fakturere abonnementer mv. for div. services.
Alle eksterne sager faktureres løbende og senest ved slutafregning - inden sagen lukkes.
Ud over de stamdata der bæres af en sag (navn, rekvirent, ansvarlig, budget osv.) skal det bemærkes, at der f.eks. KAN være knyttet et EAN-kontonummer til en sag, som overtrumfer det nummer der er anført på ”firmaet”.
Når en sag er oprettet ved alle ansatte, hvor sagens data/dokumenter skal/kan findes.