Eksempel på et firmas registrering i Journal:
Et ”firma” er typisk en kunde.
Kunden kan også være en eller flere privatpersoner, som også gemmes under fællesbetegnelsen ”firma”.
Det der kendetegner et firma er, at denne er betaler, rekvirent, leverandør, samarbejdspartner, myndighed, part i sag eller lign.
”Firmaet” kan enten have et CVR-nummer eller være ”privatkunde” (eller udenlandsk kunde).
Der er ikke noget til hinder for, at der kan registreres ”firmaer”, som ikke har nogen tilknytning til en sag – f.eks. en leverandør af tryksager eller lign.
Når et firma er oprettet har det fået et unikt kundenummer (der dermed også anvendes som kundereference/kundenummer i bogholderimæssig sammenhæng).
Til en sag kan der være et ubegrænset antal ”firmaer” tilknyttet – parter i sagen. Der vil ALTID være mindst ét firma tilknyttet – idet der altid skal være registreret en ”betaler” på sagen.
Alle kunder der anvender elektronisk fakturering kan tillige have registreret EAN-nummer eller e-mail-adresse for elektronisk afsendelse af faktura til kunden.
Hvis en kunde anmoder om at anvende et alternativt EAN-nummer til en specifik opgave for kunden KAN EAN-nummer tillige påføres sagen eller ”personen”, der rekvirerer sagen.
For alle firmaer med CVR-nummer kontrolleres dagligt, om der er ændringer i CVR-registeret for kunden mht. f.eks. konkursbegæring eller lign. ligesom administrationsafdelingens egne vurderinger af kundens likviditet – om nødvendigt – kan registreres under ”KreditV”.
Det er i alles interesse at et givet firma kun oprettes een gang - hvis muligt, hvilket der er gjort en del for at sikre i Journalprogrammet i forbindelse med oprettelse af nye firmaer.
I vurderingen af om en kunde/et firma er en eksisterende kunde eller der skal oprettes en ny skal der gøres opmærksom på at følgende forhold/data skal være ens for at der er tale om eet "firma":
•Firmanavn
•Afdeling
•CVR-nummer
•EAN-nummer
•Adresse (vejnavn, husnummer)
•Telefonnummer
Eksempler på ”Firmaer”:
Vejle Kommune: Her vil findes flere forekomster med samme CVR-nummer, da der er mange afdelinger og mange EAN-kontonumre
Jyske Bank: Her vil findes flere forekomster med samme CVR-nummer, da der er mange geografiske kontorsteder evt. med særskilt personale, abonnementer, rettigheder mv.
Arkitektfirma Hans Jørgen Jensen A/S: Her findes kun én forekomst med ét CVR-nummer, da der kun er ét kontorsted
Anitta Sundby og Erik Jensen: Her findes kun én forekomst, selv om der er 2 privatpersoner, der bor sammen på én adresse. Anføres som privatpersoner.