<< Klik for at vise indholdsfortegnelsen >> Navigation:  Menuer, knapper og faneblade > Knapper > Kommunikationsmodul

LIFA’s Kommunikationsmodul til sagsstyring i Journal.

 

Indledning

LIFA har, som suppleringsmodul til Journal, udviklet et værktøj til brug for registrering af hændelser og kommunikationer (breve, mails, samtaler, notater osv.) vedr. Journal-opgavers/projekters/sagers gennemførelse. Modulets funktionalitet tager udgangspunkt i kombinationen mellem Journal-programmet fra LIFA og Office-produkterne fra Microsoft.

 

I kommunikationsmodulet kan dokumenter eller mails trækkes ind fra stifinderen, således at de kan indgå i en sag og hjælpe de internt involverede med at holde overblikket over en sags gennemførelse. Ud over dokumenter og mails kan der løbende registreres noter/notater. For alle typer registreringer kan der lægges ”remindere” ind, som hjælper med at sikre nødvendig/ønsket opfølgning på givne aktiviteter under sagsudarbejdelsen.

 

Funktioner til visning og inddatering af registreringer/data:

Opstart af kommunikationsmodulet:

Kommunikationsmodulet startes via en ikon i toppen af Journal, når der er valgt en aktiv sag.

Visning af data i kommunikationsmodulet:

Modullet viser herefter den aktive sags aktiviteter/hændelser i et datavindue, som vist nedenfor. Når der skiftes til anden aktiv Journal-sag og brugeren vender tilbage til brugerdialogen i kommunikationsmodulet. Alternativt kan der trykkes på nævnte -ikonet, hvorefter  den nu aktuelle sags aktiviteter/hændelser vises. Det er KUN muligt at vise én aktiv sags hændelser/registreringer af gangen. Hændelser, der rettes eller tilføjes vedrører således altid den aktive Journal-sag.

 

I datavinduet vises med ikoner (længst til venstre), hvilken type registrering, der er gemt:

 

For hver record/linie er tillige anført, hvornår registreringen er foretaget og af hvem (initialer) samt kommentar om registreringens indhold og sagsnummer mv. (se senere).

 

Der kan sorteres i alle kolonner ved at trykke på teksten i overskriften, som vist nedenfor:

 

Registreringer og ændringer generelt:

Det skal bemærkes at alle rettelser/tilføjelser, der udføres i kommunikationsmodulet gemmes STRAKS. Der skal altså IKKE udføres nogen form for ”gem”-kald/funktion). Så pas på, at du ikke kommer til at ændre i data, som ikke bevidst skal ændres eller blot ændres ”for sjov".

Registrering af notater mv. i modulet:

Registrering af noter/notater/kommentarer og telefonbeskeder sker ved at taste i indholdssøjlen på første tomme linie (nederst - markeret med ”rødt kryds”):

Hvis registreringen ønskes markeret som et telefonsamtale-notat, kan notesymbolet skiftes ved at klikke på typeikonet længst til venstre og vælge ”Telefon”, hvorefter ikonet skifter til et ”telefonrør”.

 

 

Registrering og indlæsning af Word-, Excel- og Pdf-fil fra sagsmappe:

Når man har dokumenter (Word, Excel, PDF-filer), som er nødvendige at arkivere – f.eks. med henblik på efterfølgende fremsøgning for sagsbehandlere – kan disse gemmes og efterfølgende tilgås via kommunikationsmodulet.

 

Det er mulig at ”trække” filer ind fra stifinderen, hvorefter modullet selv kategoriserer filen (tildeler type/ikon).

 

 

I ovenfor viste dialogboks kan den ”Beskrivende tekst” rettes, således at den kan får en mere beskrivende tekst end hvad der fremgår af filnavnet.

 

Når et dokument, en mail e.lign. er registreret, kan det åbnes/vises/tilgås ved at ”dobbeltklikke” på pågældende registrering.

Registrering og indlæsning af modtagne og/eller afsendte mails:

På linie med ovenfor beskrevne dokumenter er det også muligt at trække en eller flere mails fra Outlook ind i kommunikationsvinduet (max 10 af gangen):

 

I forbindelse med indlæsningen/registreringen sørger programmet selv for at vælge mellem om registreringen skal er af typen ”indadgående mail” (modtaget) eller ”udadgående mail” (sendt), som vist nedenfor:

Registrering og indlæsning af fakturaer:

Det er muligt at sætte LIFAs faktureringskomponent op, således at fakturaer automatisk lægges ind i kommunikationsmodullet, så de let kan søges og åbnes efterfølgende:

 

Registrering af remindere samt sagsforløbsrelevante noter/filer:

Under opgaver/sagers udførelse vil der altid være deadlines mv., der skal overholdes, og hændelser, som skal huskes i procesforløbet. Til brug for at holde styr på – og blive gjort opmærksom på sådanne hændelser – er der indført 2 datafelter: ”Påmindelsesdato” og ”ModtagetDato”, som vist nedenfor:

 

I ”PåmindelsesDato” kan der registreres/indtastes/vælges en vilkårlig dato, som vil resultere i at den der har oprettet ”reminderen” vil modtage en ”reminder-mail” vedr. ”hændelsen/registreringen”, hvis der ikke inden den pågældende dato indtastet/valgt/registreret en dato i ”ModtagetDato”.

 

Sådanne ”reminder-datoer” kan sættes på alle linier.

Sletning af registreringer/data:

Enhver registrering i kommunikationsmodulet kan slettes ved brug af højre museknap efter valg af given registrering:

 

Filtrering på ”aktivt felt” i registreringer/data:

Hvis der f.eks. kun ønskes vist ”egne” registreringer, kan dette opnås ved at benytte ”Højre museknap” og vælge ”Filtrer aktivt felt” efter at have stillet cursoren på et sådant ”aktivt felt” (f.eks. ”oprettet af” : nrk”.

 

Filtreringen fjernes igen via samme ”højre museknap”’s ”Fjern filter”.

 

Flytning af registrering til anden sag:

Hvis en registrering ønskes flyttet til anden journal-sag kan dette ske med tilsvarende ”højre museknap” efterfulgt valg af, hvilken ”gyldig”/”valid” sag, registreringen ønskes flyttet til:

Filtrering af registreringer/data efter ”Type”

Da mængden af registreringer kan blive stor, er der mulighed for at benytte filtreringen i topmenuen, således at der f.eks. kun vises ”Sendte mails” :

 

Ved at benytte filter-knapperne kan det sikres at kun relevante linier vises. Dette udføres ved trykke én eller flere iconer ind, så de bliver grå, hvorefter registreringer/data , som hermed er filtreret fra, ikke længere vises, som f.eks. i nedenstående eksempel, hvor kun registreringer vedr. notater og sendte mails vises:

 

Denne type ”Type-filtrering” slås fra ved hjælp af , som fjerner alle filtre.

 

Ønskes en fast standard-kombination af valgte filtre kan -ikonet vælges, hvorved den aktuelle bruger fremadrettet alene ser de typer registreringer, der svarer til de foretagne valg.

 

Dette bevirker, at den bruger, som aldrig ønsker at se fakturaer mv., kan slå dem fra, således at de ikke vises næste gang programmet køres.

Markering af egenskaben ”Forløb” for specifikke registreringer:

I visse typer opgaver kan det ønskes at få adskilt reelle handlingsrelaterede aktiviteter (flow) fra f.eks. de mange mails og notater. Dette kan ske ved at markere (ved afkrydsning) i feltet ”Forløb” i givne registreringer/linier, efterfulgt af anvendelse af den nedenfor viste ”filtrerings-mulighed” for netop disse ”forløbs-markeringer”:

 

Reminder-rapportering for given bruger:

Ved brug af funktionen/ikonen er det muligt for en given bruger/medarbejder, at få vist de registreringer/data, hvor den evt. anførte ”reminderdato” (PåmindelsesDato) er overskredet. Der er altså tale om et rapportudtræk som dannes UAFHÆNGIG af hvilken sag der er aktiv, idet der alene benyttes brugerens initaler som kriterie udtrækket:  

 

Øvrige funktioner og indstillinger:

Preview af dokumenter:

Som anført tidligere kan dokumenter åbnes/ses/hentes ved at dobbeltklikke på en given registrering (eller højre museknap => ”Åben Fil”). Et alternativ hertil, hvis brugere ønsker at se indholdet løbende, når en registrering/linie er markeret, er at benytte -preview-funktionen.

 

Denne funktion (indstilling) initiere at et ekstra programmodul  sender et preview af de mails og de pdf-filer, der henvises til i den aktuelle linie/registrering. Dette er hurtigere end at åbne det enkelte dokument, og gør det hurtigere at finde et relevant dokument. Teksten i PDF-filen og mails vises alene som ”brødtekst” – altså uden formatering, billeder, vedhæftninger mv. Eksempel ses nedenfor til højre:

 

Søgning i dokumenter, som er registreret/indlæst:

Når mails og pdf-filer registreres/indlæses bliver data vedr. disse dokumenttypers indhold gemt i en database på  SQL-serveren, hvilket betyder, at der kan søges  hurtigt og fleksibel i de enkelte mail og pdf-filer incl. fakturaer.

 

Søgeteksten tastes i feltet ”Søgetekst”.

Det er muligt at søge i sagens dokumenter. Herudover er det også muligt via dropdown-menuen i feltet ”Sag/virksomhed”, at søge på tværs af en virksomheds sager (eller sager, der er knyttes sammen under det samme CVR-nummer. Sidstnævnte er f.eks. relevant, når et firma har flere afdelinger).

 

Der søges i de registreringer/linier, der er synlige med udgangspunkt i de forskellige filtre.

 

I nedenstående skærmdump vises således de registreringer, hvori dokumenter (fra seneste måned) med indholdet ”Teglgård” – på tværs af sager, men alene for en given valgt virksomhed (angivet ved CVR-nummer):

 

I kolonnen ”Søgningsmatch” vises det relevante tekstuddrag, hvor den søgte tekst indgår.

Andre filtre:

Som udgangspunkt vises kun de 200 nyeste registreringer på sagen. Dette tal kan ændres, når det er relevant.

 

Der kan vælges kun at vise registreringer/linier/data som er skabt indenfor et givent tidsinterval, via dropdown i feltet ”Tidsinterval”.

 

Eksport registreringer/data/linier til Excel:

Det er muligt at eksporterer de viste felter til Excel. Dette sker fra topmenuen, under  punkter ”Filer”. Her vælges punktet ”Eksport til Excel”.

 

Antal "blinkende" reminders:

Et fast punkt i menuen er en sammentælling af, hvor mange reminders den aktive bruger (i eksemplet nedenfor "on") har (sidstnævnte tal- "36"), og hvor mange af disse der har passeret reminder-datoen (førstnævnte tal - "27").