Metode ved sagsoprettelse med Journal hos LIFA fra 2019
Baggrund for oprettelse af sager
Når sager oprettes i Journal har det baggrund i bl.a. disse ønsker og behov:
1.At få alle sager oprettet efter en ensartet standard mht. fortløbende nummerering indenfor forretningsområde/forretningsenhed.
2.At få sikkerhed for, at der vælges korrekt arkivkontor/-sted, når der oprettes en sag beliggende i en given kommune.
3.At få mulighed for at genanvende sagsdata fra tidligere oprettede sager, når der oprettes nye sager.
4.At sikre, at der defineres ”betaler” for alle nyoprettede sager.
5.At sikre, at der vælges sagstype så tidligt i sagsoprettelses-forløbet, at der f.eks. ikke skabes ”forkerte” undermapper i Journal-stien.
6.At den sagsansvarlige er forvalgt, hvis det er den person, der opretter sagen, der er den sagsansvarlige.
7.At "sagsnavn" altid udfyldes med minimum 6 karakterer og maximalt 40 tegn og ikke er sammenfaldende med andre sager.
Det primære er at sikre, at der aldrig oprettes sager uden at det er entydigt fastlagt, hvem der er betaler for det arbejde som udføres i forbindelse med opgavens løsning.
Derfor er det valgt at ”vende” arbejdsflowet, således at der - forud for sagsoprettelse i Journal - SKAL være valgt et firma i Journal (+ evt. en att.-person i pågældende firma), der skal betale for sagens arbejde (Faktura til).
Valg af "eksisterende firma" / "allerede oprettet firma" (=betaler for sag)
For at undgå at firmaer (kunder) oprettes mere end een gang bør man undersøge om firmaet allerede findes. Dette kan ske ved at søge på firmanavn, telefonnummer, adresse e.lign. - eller kombinationer heraf.
En del firmaer (f.eks. kommuner, større ingeniørfirmaer o.lign. optræder (bevidst) med mange forekomster, da der kan være tale om forskellige adresser eller afdelinger i virksomheden/firmaet.
Når man har fundet det "eksisterende firma" ses f.eks. nedenstående dialog, hvor oprettelse af sagen sker ved brug af højre museknap, mens curseren står på "det firma eller den person i firmaet", der skal betale for opgavens udførelse:
Et eksisterende firma kan naturligvis tillige opsøges via en eksisterende sag og aktiveres herfra.
Hvis firmaet/kunden/leverandøren IKKE kan findes som "eksisterende firma" anvendes metoden, som er beskrevet nedenfor.
Opret og vælg nyt firma (som betaler for ny sag)
Hvis det ikke er muligt at finde firmaet/kunden som "eksisterende firma" i Journal (som anført ovenfor), skal det nye firma først oprettes inden en sag kan oprettes. Dette sker ved brug af adgangen hertil fra "Funktioner":
I næste dialogboks guides brugeren igennem oprettelse af nyt firma - eller i bedste fald fremsøgning af et allerede eksisterende og oprettet firma:
I eksemplet har brugeren til hensigt at oprette det nye firma "Slagballe Bakker Grundejerforening". Når brugeren har tastet "Slag" (1) vises de eksisterende firmaer/kunder (2), som findes og indeholder bogstaverne "Slag" i firmanavnet. Bemærk, at der ud for Navn anføres at der - i eksemplet - er 15 eksisterende firmer, der opfylder kriteriet. Hvis det er et af de firmaer, der listes i bunden af dialogboksen, der kan benyttes som betaler, dobbeltklikkes blot på eet af disse for at vælge dette som betaler.
Tastes yderligere bogstaver "Slagballe" fås ingen "Eksisterende firmaer" i Journal (vist ned 0 til højre for det indtastede i eksemplet). Brugeren kan her vælge at fortsætte med at udfylde de resterende felter, der er markeret med rødt kryds (krævede) og nå frem til at kunden/firmaet kan oprettes ved tryk på "Opret".
Men...... Alternativt kan/bør brugeren se om firmaet/kunden findes i CVR-registeret (naturligvis kun for firmaer - ikke private). Dette gøres ved at brugeren vælger at benytte en anden datakilde: CVR-registeret, som vist nedenfor:
Da firmaet er et registreret firma med CVR-nummer (som altså kan findes i CVR-registeret), vælges dette herefter med dobbeltklik på pågældende linie (2), hvorefter dette firma tilbydes oprettet som nyt firma i Journal og firmaet er herefter et "Eksisterende firma".
Den firmaforekomst, der optræder - enten som eksisterende firma eller firma fra CVR-registeret - KAN vælges som skabelon for oprettelse af et nyt firma, hvilket dog vil kræve at navn, telefonnummer, adresse eller anden information rettes forud for tryk på "Opret", for derved at oprette et NYT firma.
Skulle der være tale om en ny kunde, som er f.eks. en privatperson, skal denne også oprettes som "firma". Dette gøres således, hvor de datafelter, der er anført med røde krydser SKAL udfyldes incl. markering af check-boxen "Privatkunde":
De med rødt kryds afmærkede felter SKAL udfyldes før oprettelse kan ske. Efterhånden som felter udfyldes korrekt, vises i stedet ”grøn-markering”.
Oprettelse af ny sag
Når firmaet via een af de 2 ovennævnte metoder (eksisterende firma eller nyt firma) er valgt, kan der oprettes en ny sag, som vist nedenfor ved brug af "højre museknap", mens cursoren hviler over det betalende firma:
De med rødt kryds afmærkede felter SKAL udfyldes før oprettelse kan ske. Efterhånden som felter udfyldes korrekt, vises i stedet ”grøn-markering”.
Når der herefter vælges ”Kommune” (navn eller nummer) kommer der automatisk forslag til ”Forretningsenhed” og ”Team/art”. Arkivafdeling registreres automatisk ud fra de hidtidige retningslinier, som anført i One-Note-dokumentet "Generelle Administrative forhold", som der er adgang til via Intranettets hovedside (Videnbasen). Søgeord: "Journal". Gennem den standard der er anført heri sikrer vi, at sager i f.eks. Varde kommune får journalnummer og ”arkivafdeling” svarende til LIFA’s Vejle-kontor (åååå7xxx). ”Arkiv-afdeling” fremgår ikke af interfacet længere, men har altså betydning for, hvilket sagsnummer-interval, programmet søger efter første ledige nummer i.
De i LIFA fastlagte farver på sagsomslag i de respektive kommuner/regioner i Danmark vises tillige i dialogen.
”Team/art” har betydning for såvel navn og adresse på breve, plot mv. samt hvilken afdeling sagens økonomi påvirker i firma/afdelingsregnskabet.
Nedenstående sag er således et eksempel (fiktivt), som omhandler en opmålingssag, som geografisk er beliggende i Horsens Kommune (som arkiveres jf. standarden på Vejlekontoret), som udføres under ledelse af NRK på Odense-kontoret for Energinet Eltransmission v/ Lis Kasten.
Når alle KRÆVEDE felter er udfyldt, kan der trykkes på ”Opret sag” – alternativt trykkes på Annuller og ny oprettelse kan evt. påbegyndes.
”Kopiering” af data fra en eksisterende sag
Hvis der skal oprettes en sag, som på mange punkter ligner en tidligere sag, kan den eksisterende sag gøres aktiv i Journal, hvorefter funktionen ”Data fra aktive sag” kan aktiveres i sagsoprettelses-dialogboxen, hvorefter evt. kun sagsnavn skal ændres, inden en ny sag kan oprettes med samme egenskaber.
Hvis du ønsker at oprette en ”gammel arkivsag” efter det nu gældende sagsnummertildelingsprincip, kan dette ske ved brug af ”Opret gl. sagsnummer” efterfulgt at supplering med matrikelnumre og sagsoplysninger i øvrigt.
Hvis du har behov for at oprette en ”intern sag” (LIFA som rekvirent) er princippet, at disse oprettes i nummerintervallet: åååå99xx. Sådanne sager kan oprettes ved at bruge funktionen ”Intern u. afregning”, hvorefter ”Forretningsenhed”, ”Team/art”, ”Sagsansvarlig mv.” kan tildeles. Bemærk at det kun er forretningledere der kan oprette interne sager.
Tilknytning af eksisterende firmaer til oprettede sager
Når der ER oprettet og aktiveret en sag i Journal, kan der tilknyttes yderligere firmaer til denne sag, som vist nedenfor ved brug af højreklik på sagsnavnet i træet til venstre. (tidligere i Journal 4 fanebladet Firma (højre-klik, Data-Tilføj, Shift Insert)). Her kan der BÅDE vælges eksisterende firmaer og oprettes nye. Bemærk dialogboks-overskriften: ”Tilknyt firma til J.nr. xxxxxxxx”.