LIFA's Journal-applikation
Journalsystemet er et administrationssystem primært udviklet til brug i landinspektør-branchen. Programmerne er oprindeligt fremstillet til brug hos LIFA A/S, men er efterfølgende - gennem en længere årrække - blevet tilpasset og taget i anvendelse i mange andre virksomheder og andre brancher.
Journal bruges primært til organisering og arkivering af sags- og kunderelaterede data, således at disse data umiddelbart er tilgængelige for brugere og programmer i virksomheden.
De primære hoveddatagrupper i Journal-systemet er:
•Sager - alle projekter/sager, som tidligere er udført og aktuelt er under udførelse (aktive) - Sagerne har journalnumre. Se evt. Hvad er en sag?
•Firmaer - alle firmaer eller private, der har en rolle i forbindelse med gennemførelse af sagerne - Firmaerne har firmanumre/kundenumre - Se evt. Hvad er et firma?
•Personer - alle personer, som er tilknyttet firmaerne og kan have rolle som betaler, kontaktperson ifm. konkret sag, rekvirent eller blot ansat i firmaet - Personerne har personID-er. Se evt. Hvad er en person?
•Jordstykke - alle de parceller/jordstykker/matrikelnumre, som har indgået i sagsbehandlingen vedr. den konkrete sag - Jordstykkerne er registreret ved matrikelnummer+ejerlav med tilhøjrende geografisk lokalisering v/ koordinater (UTM32)
Herudover er der til en sag knyttet et "Kommunikationsvindue/-modul", som indeholder kronologisk registrering af de hændelser, der er udført ifm. sagen incl. link/adgang til de dokumenter, der er knyttet til hændelsen. Disse registreringer og dokumenter er gemt i en database eller anført som links til fysiske dokumenter på virksomhedens netværk/server. Se vejledning i afsnittet Kommunikationsmodul.
Med Journal kan informationer vedrørende en given sag eller kunde anvendes til styring af andre programmer. Det er eksempelvis muligt, at sikre at Word - som standard - vil kunne anvende og gemme dokumenter under den aktuelle sag, og CAD-programmet MicroStation importerer et opmålingsdata fra samme sag, uden at brugeren skal udpege det tilhørende bibliotek. Ved dannelse af f.eks. mails og dokumenter (breve mv.) overføres basisoplysninger om kunde, sagsnavn, sagsnummer, sagsansvarlig, kontoradresse osv. fra den aktive Journal-sag. Journal-programmet er tillige integreret med Outlook, således at ind- og udgående emails gemmes med reference til konkrete aktuelle aktive sager.
"Det aktive Journal-sag" er et gennemgående begreb, som flere programmer/systemer baserer sig på. Begrebet dækker over den sag, der står øverst i Journal's hoveddialogboks, som i nedenstående eksempel er j.nr. 20195475.
Endelig kan Journal og de data der er organiseret heri benyttes som parameterkald til diverse websites, f.eks. LIFAOIS, Virk.dk, Findvej mv., som sikrer nem adgang til sagsrelevante ejendomsdata, tingbogsdata mv.
Nedenfor er vist et simpelt eksempel på visning af én konkret sag (j.nr. 20195475), samt de meta-/stamdata, der er gemt vedr. sagen (f.eks. sagens betaler, hvilke jordstykker/matrikelnumre sagen vedrører, hvilken adresse den berørte ejendommen er beliggende på, hvem der er ansvarlig for sagen, hvad sagens aktuelle "status" er osv.).
Brugerdialogen består af Menuer, Knapper, Faneblade og Datatræ. I Datatræet bliver sager vist med "blå" sagsikon, når/hvis sagen er "aktiv" (igang), mens "grå" sagsikon vises for "lukkede/afsluttede" sager i Datatræet:
Til hver sag hører en mappe (sagsfolder), hvor sagens dokumenter gemmes. Adgangen til disse dokumenter fås ved brug af "Finger"-knappen, som blot åbner en stifinder med visning af den mappe, der tilhører sagen. Sagsmappens navn er sammensat af Kommunenummer, årstal og sagsnummer - eksempelvis: H:\Journal\440\2019\20195383. Under mappen findes desuden et antal sagstype-afhængige undermapper til specifikke dokumenttyper - f.eks. Regninger, Måleoplysninger o.lign. - se afsnit om Folderstruktur.
