LIFA's Journal-appliikation

Sagsflow

Når en opgave skal påbegyndes registreres følgende i Journal-applikationen:

•Hvem er kunder/firmaet, der skal betale for ydelsen?

•Hvilken forretningsenhed/team skal udføre opgaven?

•Hvem skal være ansvarlig for sagens gennemførelse?

•Hvad er det forvente honorarvolumen for opgaven?

•Hvilken type sag er der tale om?

Når disse basisoplysninger er oprettet/registreret har sagen fået et sagsnummer/journalnummer og sagen vil kunne påbegyndes, og der vil kunne føres timer og udlæg mv. på sagen.

Derudover er der nu mulighed for via div. Funktioner i Journal f.eks. at få skabt et aftalegrundlag og/eller ordrebekræftelse vedr. sagen, ligesom de dokumenter der vedrører sagen (mails, aftaler, breve, bilag mv.) kan gemmes under sagen i sagens mappe/undermapper. Se evt. Folderstruktur.

Til en stor del af virksomhedens sager (ejendomsrelaterede) bør der tillige gemmes oplysning om hvilke jordstykker, der har indgået i sagen, således at der kan ske en geografisk stedfæstelse og der tillige vil kunne søges på jordstykket i årene fremover, når/hvis der kommer nye henvendelser/sager som vedrører en given ejendom. Se Jordstykke.

Under opgavens udførelse gemmes dokumenter og hændelser/kommunikation i sagens Kommunikationsmodul.

Når sagen leveres, afsluttes og afregnes vil f.eks. udarbejdede faktura mv. tillige blive arkiveret i Kommunikationsmodul.

Når en sag er afsluttet, og den ønskes lukket (Økonomisk som arkivmæssigt), så der ikke kan føres yderligere timer og udlæg på sagen, skal den lukkes som anført i Økonomi.

Når sagen er lukket, vil den fortsat kunne søges (som ikke aktiv) og de oplysninger, der har været tilknyttet sagen (om firmaer, jordstykker, kommunikation, dokumenter, data) vil fortsat være gemt, som da sagen var aktiv.